Seit dem 1. Februar 2014 gilt in der Euro-Zone ein neues, einheitliches Zahlungsformat für Überweisungen und Lastschriften – SEPA. Für Unternehmen sind die Auswirkungen gravierend. Höchste Zeit, mit den Vorbereitungen zu beginnen!

Daher die häufigsten Fragen zum Thema SEPA beantwortet von Frank Steinberg, Bereichsleiter Produktmanagement Small Business Entrepreneur bei Haufe-Lexware.

Was bedeutet SEPA?

SEPA ist die Abkürzung für Single Euro Payments Area, den einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum, in dem standardisierte Überweisungen und Lastschriften angeboten werden. Dadurch können Unternehmen und Verbraucher bargeldlose Zahlungen auch über die Ländergrenzen hinweg tätigen.

32 Länder nehmen an SEPA teil. Am 1. Februar 2014 wird das SEPA-Verfahren Pflicht. Ab diesem Zeitpunkt gelten die inländischen Überweisungen und Lastschriften nicht mehr.

Welche Länder nehmen an SEPA teil?

Neben den 27 EU-Staaten nehmen auch die drei Länder des übrigen europäischen Wirtschaftsraums (EWR) – Island, Norwegen und Liechtenstein – sowie die Schweiz und Monaco an SEPA teil.

Wie lange kann ich das aktuelle deutsche Zahlungsverkehrsverfahren nutzen?

Die deutschen Zahlungsverkehrsverfahren lassen sich noch bis zum 31. Januar 2014 weiter nutzen. Es ist aber bereits jetzt möglich, den Zahlungsverkehr nach den SEPA-Verfahren abzuwickeln.

Deshalb der Tipp: Unternehmer sollten rechtzeitig mit der Umstellung beginnen, um eventuellen Zahlungsausfällen und Liquiditätsengpässen vorzubeugen.

Muss ich auf die SEPA-Verfahren umsteigen?

Ja, denn ab dem 1. Februar 2014 dürfen Überweisungen und Lastschriften im In- und Ausland nur noch nach den SEPA-Verfahren abgewickelt werden. Die bestehenden nationalen Überweisungs- und Lastschriftverfahren sind dann nicht mehr gültig.

Welche SEPA-Zahlungsarten gibt es?

Es werden SEPA-Ãœberweisungen und SEPA-Lastschriften angeboten. Die SEPA-Lastschrift gibt es in zwei Varianten: als SEPA-Basislastschrift und als SEPA-Firmenlastschrift (B2B).

Was bedeutet IBAN-only?

Ab Februar 2014 sind für SEPA-Inlandszahlungen nur noch die IBAN (International Bank Account Number) des Zahlungsempfängers erforderlich. Der BIC (Business Identifier Code) wird zunächst noch für grenzüberschreitende Überweisungen benötigt.

Welche Vorteile bringt SEPA für Unternehmen?

Durch das einheitliche Zahlungsverkehrsverfahren im In- und Ausland lässt sich für den gesamten Euro-Zahlungsverkehr ein einziges Konto verwenden. Das reduziert den Aufwand für die Kundendatenverwaltung, da alle europäischen Geschäftspartner mit  einheitlichen Daten – wie IBAN und BIC – abgelegt werden.

Ein weiterer Vorteil des neuen SEPA-Lastschriftverfahrens: Durch die Einführung eines konkreten Fälligkeitsdatums lassen sich die Zahlungsströme und damit die Unternehmensliquidität besser steuern.

Für Unternehmen, die Debitkarten (auch als EC-Karten bezeichnet) akzeptieren, muss ein SEPA-fähiges Kartenzahlungsverfahren eingerichtet sein.

Wichtig dabei: Die eingesetzte kaufmännische Software- und Online-Banking-Lösung muss bald möglichst auf SEPA umgestellt werden.

Gibt es neue Vordrucke für die SEPA-Überweisung?

Ja. SEPA-fähige Programme – wie Kaufmännische Software von Lexware – füllen die Vordrucke ab Mitte Juni bereits mit den passenden Daten (IBAN, BIC) aus. Voraussetzung dafür ist, dass die Stammdaten bereits auf SEPA umgestellt wurden.

Wird es das DTA (Datenträgeraustausch)-Verfahren weiterhin geben?

Nein, ab dem 1. Februar 2014 wird der Zahlungsverkehr nur noch per Online-Banking oder in Papierform abgewickelt. Über das neue ISO20022 XML-Format (dieses Nachrichtenformat löst das bisherige einfache DTA-Format ab) lassen sich Daten aus Software-Lösungen in Online-Banking-Systeme importieren.

Ändert sich durch SEPA etwas an den Meldepflichten?

An den grundsätzlichen Meldepflichten im europäischen Zahlungsverkehr ändert sich nach derzeitigem Stand nichts. Das Meldeverfahren für SEPA-Zahlungen über 12.500 Euro muss jedoch mit dem Vordruck Z4 zur Außenwirtschaftsverordnung erfolgen.

Was ist die Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) und wo erhalte ich sie?

Die Gläubiger-ID (Creditor Identifier) ist eine europaweit einheitliche Identifikationsnummer, die den Einreicher von SEPA-Lastschriften eindeutig identifiziert. Die 18-stellige alphanumerische Nummer benötigen alle Unternehmer, die SEPA-Lastschriften einreichen möchten. Ohne diese Nummer werden die eingereichten Transaktionen nicht durchgeführt.

Zu beantragen ist die Gläubiger-ID ausschließlich online bei der Deutschen Bundesbank. (https://extranet.bundesbank.de/scp/)

Was ist das SEPA-Lastschriftmandat?

Mit dem SEPA-Lastschriftmandat wird der Zahlungsempfänger ermächtigt, fällige Rechnungsbeträge vom Konto des Zahlungspflichtigen einzuziehen. Gleichzeitig wird das Kreditinstitut des Zahlungspflichtigen damit beauftragt, die Lastschrift einzulösen.

Wie lange gilt das SEPA-Lastschriftmandat?

Generell gilt das SEPA-Lastschriftmandat unbefristet bis zum Widerruf durch den Zahlungspflichtigen. Wenn aber innerhalb von 36 Monaten seit dem letzten Einzug keine Folgelastschriften eingereicht werden, verfällt das Lastschriftmandat automatisch. Es ist also ein neues SEPA-Mandat erforderlich, falls nach dem Verfall des Mandats erneut SEPA-Lastschriften bei diesem Zahlungspflichtigen eingezogen werden sollen.

Gelten die mir erteilten Einzugsermächtigungen auch für SEPA-Basis-Lastschriften?

Ja. Für Einzugsermächtigungen, die bereits erteilt wurden, sind keine neuen SEPA-Lastschriftmandate erforderlich. Allerdings müssen die Kunden über die jeweilige Mandatsreferenz, die Gläubiger-Identifikationsnummer und den Zeitpunkt des Wechsels auf das SEPA-Basislastschriftverfahren informiert werden.

Software-Hersteller wie etwa Lexware bieten ihren Kunden über die Software ein entsprechendes Musterschreiben an, das alle Vorgaben berücksichtigt.

Gelten die erteilten Abbuchungsaufträge auch für SEPA-Firmen-Lastschriften?

Nein, hier sind neue schriftliche Mandate einzuholen.

SEPA-fähige Programme – wie etwa Software von Lexware – enthalten ein entsprechendes Musterschreiben, das alle Vorgaben berücksichtigt.

Was ändert sich durch SEPA bei den Kartenzahlungen?

SEPA vereinheitlicht auch die Kartenzahlungen per EC- oder Kreditkarte. Ziel von SEPA ist es, die technologischen Voraussetzungen dafür zu schaffen, dass die Karten EU-weit akzeptiert werden.

Mehr noch: Einheitliche Sicherheitsstandards bieten europäischen Karteninhabern und Händlern verbesserten Schutz vor Missbrauch.

Was muss ich als Händler tun, um Kunden aus dem SEPA-Raum das Bezahlen mit Karte zu ermöglichen?

Damit Kunden aus dem europäischen Ausland bei Unternehmen mit einer EC- oder Kreditkarte bezahlen können, muss ein SEPA-fähiges Debitkarten-Zahlungsverfahren eingerichtet sein.

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