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Und hier nur der zweite Teil des Artikels über das Schreiben von „korrekten Rechnungen“ und die häufigsten Fehlerquellen.

Außerdem gibt’s hier noch die Besonderheiten von Kleinbetragsbelegen und von Rechnungen ins Ausland.

Damit sollte es dann eigentlich kein Problem mehr sein eine korrekte Rechnung zu schreiben und so die Zahlungswahrscheinlichkeit zu steigern, um die Liquidität positiv zu beeinflussen

Nachdem in Teil 1 schon die Punkte 1 – 4 des §14 Abs. 2 Nr. 2 des Umsatzsteuergesetzes: http://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html behandelt wurden, geht es heute weiter mit den Punkten 5 – 9:

5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung

Häufigste Fehlerquellen:

• falsche oder mangelhafte Angaben zur Leistung: wieso sollte der Kunde etwas bezahlen, von dem er glaubt es nicht bestellt zu haben? Je einfacher die Leistungsbeschreibung für den Kunden zu verstehen ist, desto weniger Gründe gibt es für ihn eine Rechnung nicht zu bezahlen.

Aber Obacht, zu viele Details bieten natürlich auch mehr Angriffsfläche. Da muss jeder Unternehmer selbst entscheiden, wie er abrechnet. Am Besten ist natürlich ein vernünftiges Angebot, das vom Kunden bestätigt wird und anhand dessen man dann abrechnet. Es kommt aber auch sehr darauf an, wie die Usancen der jeweiligen Branche sind, da gibt es große Unterschiede in der Abrechnung.

6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt

Häufigste Fehlerquellen:

• fehlender Leistungszeitpunkt: natürlich kann man oft nicht auf den Tag genau sagen, wann eine Leistung erbracht wurde, aber zumindest ein Leistungszeitraum (z.B. Januar – März 2011) muss auf der Rechnung stehen. Ansonsten ist die Rechnung nicht korrekt und muss neu erstellt werden. Das kostet wertvolle Zeit und verzögert die Zahlung.

Sonderfall Akonto-Rechnung:

• diese wird gestellt BEVOR die Leistung erbracht ist, ansonsten handelt es sich um eine Teil- oder Abschlagsrechnung. Hier ist der Leistungszeitpunkt der Zeitpunkt der Rechnungsstellung bzw. der Zeitpunkt der Vereinnahmung des Betrages. Auch dieses Datum gehört auf die Rechnung.

7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist

Hier ist gemeint, dass die Nettosummen jeweils nach den einzelnen Steuersätzen getrennt aufgeschlüsselt werden müssen.

Häufigste Fehlerquellen:

• die Nettosummen stimmen nicht: zu jedem Steuersatz muss die Nettosumme einzeln ausgewiesen werden. Fehlt diese oder ist einfach alles zusammengerechnet, ist die Rechnung fehlerhaft und muss neu ausgestellt werden. Die Zahlung verzögert sich dadurch natürlich.
• Der Rabatt ist nur in Prozent angegeben: ein vereinbarter Rabatt muss in Euro netto angegeben werden, ansonsten wie oben – Rechnung muss neu gestellt werden, Zahlung verzögert sich.

8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt

Häufigste Fehlerquellen:

• die Steuersummen stimmen nicht: auch hier gilt wie bei Punkt 7: zu jedem Steuersatz muss die Steuersumme einzeln ausgewiesen werden.
• Die Steuersätze stimmen nicht: normalerweise ist in Deutschland alles mit 19% Umsatzsteuer zu versteuern. Ausnahmen sind aber z.B. Bücher mit 7% oder Kleingewerbetreibende, die gar nicht am Umsatzsteuerverfahren teilnehmen. Also besser genau prüfen, ob für die eigene Leistung vielleicht nicht der normale Steuersatz von 19% gilt.

Warum die ganzen Zwischensummen und Einzelbeträge?

• Das Finanzamt möchte bei Prüfungen möglichst wenig Aufwand beim Nachprüfen der Rechnung haben und für den Rechnungsempfänger ist es natürlich auch leichter die Rechnung zu verstehen, wenn die einzelnen Zwischensummen korrekt angegeben werden.

9. in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers

Hier geht es um Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an eine Privatperson. Der Unternehmer muss den Rechnungsempfänger darauf hinweisen, dass die Rechnung 2 Jahre aufgehoben werden muss.
abstand

Sonderfall Kleinbetragsbelege (Belege unter 150 EUR brutto)

Bei Kleinbetragsbelegen sind die Vorschriften etwas weniger komplex (s. § 33 Umsatzsteuer-Durchführungs-Verordnung). Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 150 Euro nicht übersteigt, muss mindestens folgende Angaben enthalten:

• den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
• das Ausstellungsdatum,
• die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung und
• das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Nicht nötig sind also:

• die eigene Firmierung & Anschrift,
• die Steuernummer des Rechnungsstellers,
• eine Rechnungsnummer,
• das Leistungsdatum bzw. der Leistungszeitraum,
• einer oder mehrere Nettobeträge,
• einer oder mehrere Steuerbeträge.

Sonderfall Auslandsrechnung

Auch hierzu findet sich etwas im Umsatzsteuergesetz: §4 UStG http://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__4.html besagt, dass innergemeinschaftlichen Lieferungen und Ausfuhrlieferungen steuerfrei sind.

Damit das funktioniert, müssen die Rechnungen zusätzlich zu den oben beschriebenen Punkten noch folgende Informationen enthalten:

1. innergemeinschaftlichen Lieferungen, d.h. der Rechnungsempfänger sitzt in der EU

Neben der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers muss auch die des Leistungsempfängers auf der Rechnung vermerkt sein.

Die Umsatzsteuer wird dabei nicht ausgewiesen. Jedoch muss das leistungsempfangende Unternehmen die geltende Umsatzsteuer auf die Lieferung in seinem Land abführen.

Bei Lieferungen an Privatkunden innerhalb der EU richtet sich die Besteuerung nach den landesabhängigen Lieferschwellen. Wird diese Menge nicht überschritten, werden die Lieferungen in der Bundesrepublik versteuert, andernfalls im Zielland.

Weitere Details hier: §6a UStG http://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__6a.html

2. Ausfuhrlieferung, d.h. der Rechnungsempfänger sitzt nicht in der EU

Bei Lieferungen in Länder außerhalb der EU macht es keinen Unterschied, ob der Empfänger ein Unternehmen oder eine Privatperson ist. Es handelt sich um eine Ausfuhrlieferung, die in Deutschland von der Umsatzsteuer befreit ist. Deshalb muss die Umsatzsteuer auch nicht auf der Rechnung angegeben werden.

Weitere Details hier: §6 UStG http://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__6.html

WICHTIG: wenn man wirklich mit ausländischen Kunden bzw. im Ausland Geschäfte macht, sollte man sich vielleicht doch vorher kurz mal mit einem Steuerberater zusammensetzen, denn hier gelten viele Ausnahmeregelungen. Im Steuerrecht bin ich nämlich auch nicht zu 100% fit. Aber wozu gibt es Profis

Und wie man den richtigen findet steht hier:

Wie findet man den RICHTIGEN Steuerberater?

Noch ein Tipp

Einen eindeutigen Zahlungstermin setzen, am Besten gibt man diesen als Datum an. Dann kann nachher keiner sagen, er hätte es anders verstanden. Hilfreich auch, wenn dann doch mal eine Mahnung geschrieben werden muss

Mehr Informationen

So, soviel erst mal zum Thema Liquidität und korrekte Rechnungen

In den nächsten Artikeln dieser Artikel-Serie gibt es dann weitere praktische Tipps zur Umsetzung im eigenen Unternehmen.

Mehr Infos findet ihr außerdem in der Kategorie „Liquidität“.

Anmerkung:
Ich möchte betonen, dass ich kein Rechtsanwalt, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer bin und die dargestellten Informationen meine persönliche Meinung widerspiegeln.

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