Dauernd erhält man Quittungen, Belege, Rechnungen, Kassenbons und ähnliches…

Wofür diese ganzen Zettel gut sind und was man bei den gängigsten Belegen beachten muss, stellen wir im folgenden Artikel vor.

Außerdem gibt es eine nützliche Vorlage zum Download – natürlich kostenfrei

Basics zum Thema “Beleg”

Um seine Ausgaben bei der Steuererklärung geltend machen zu können,  muss man sie belegen können, daher auch der Name „Beleg“ für die ganzen Zettel, die man so im Laufe der Zeit beim Geldausgeben erhält.

Die belegten Ausgaben führen zu einer Reduktion des Gewinns und damit der Steuer, außerdem kann man sich auch diesen Ausgaben enthaltene Mehrwertsteuer wieder holen, d.h. man bekommt Geld zurück. Beides eine tolle Sache!

Grundsätzlich sollte man daher darauf achten, dass man für jede finanzielle Transaktion einen „Zettel“ erhält, mit dem sich diese Geldbewegung nachvollziehen lässt.

Im Folgenden ein paar grundsätzliche Dinge zum Thema Beleg und die wichtigsten Standardbelege im Überblick:

Was muss auf Belegen immer drauf stehen?

Es gibt ein paar Unterschiede zwischen Kleinbetragsbelegen bis 150 EUR brutto und höheren Belegen. Hier die Dinge, die auf jeden Fall drauf stehen müssen, egal was man kauft (d.h. auch bei Bewirtungsquittungen gelten die jeweiligen Vorschriften für Kleinbeträge oder größere Summen):

Steuerrechtlichen Bestandteile von Kleinbetragsbelegen (Belege unter 150 EUR brutto):

• Name und die vollständige Anschrift des Rechnungsausstellers
• Ausstellungsdatum
• Menge und Art der Ware oder Leistung
• Bruttobetrag (Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe)
• Steuersatz 7% oder 19 % – auf Kleinbetragsbelegen bis zu 150 Euro brutto reicht der Steuersatz aus. Der Umsatzsteuerbetrag braucht nicht separat ausgewiesen zu sein!

Steuerrechtliche Bestandteile von höheren Belegen (über 150 EUR brutto):

• Inland
  • Name und  vollständige Anschrift des Rechnungsempfängers
  • Name und die vollständige Anschrift des Rechnungsausstellers
  • Rechnungsdatum, Rechnungsnummer
  • Menge und Art der Ware oder Leistung
  • Ausgewiesener  Vorsteuerbetrag
  • Ausgewiesenes Nettoentgelt
  • Steuersatz 7% oder 19%
  • Steuer- bzw. die UST.ID-Nummer des Ausstellers
  • Zeitpunkt der Lieferung/Leistung
  • Hinweis auf eine evtl. Steuerbefreiung
• Ausland
  • Name und die vollständige Anschrift des Rechnungsempfängers
  • Name und die vollständige Anschrift des Rechnungsausstellers
  • Rechnungsdatum, Rechnungsnummer
  • Menge und Art der Ware oder Leistung
  • UST.ID-Nummer oder Steuernummer des Rechnungsausstellers  (innerhalb der EU erforderlich)
  • USt.ID-Nummer des Leistungsempfängers (vom eigenen Unternehmen), (nicht zwingend erforderlich)

Bewirtungsbeleg

Wenn man aus beruflichem Anlass jemanden zum Essen einlädt, so kann man diese Ausgaben steuerlich geltend machen:

• Von der Steuer kann man 70% der Kosten absetzen, den Rest muss man leider selber tragen, aber immerhin.
• Man kann sich 100% der in der Summe enthaltenen 19% Mehrwertsteuer wieder holen, da wird das Essen gehen doch gleich ein viel günstigerer Spaß
• Trinkgelder kann man ebenfalls zu 100% geltend machen, sie enthalten jedoch keine Mehrwertsteuer.
• Wichtig ist, dass neben den o.g. steuerrechtlichen Bestandteilen auch noch folgende Angaben auf dem Bewirtungsbeleg vermerkt sind: Bewirtungsteilnehmer und Bewirtungsanlass.
• Sollte eine Bewirtungsquittung keine Felder zum Eintragen von Bewirtungsteilnehmern, Bewirtungsanlass etc. enthalten, so kann man auch dieses Bewirtungskostenformular hier (Bewirtungskostenformular) nutzen und mit dem Beleg zusammen einreichen.

Beispiel:

Man geht mit seinem Kunden zum Lieblingsitaliener essen, auf der Rechnung stehen nachher 84,70 EUR und man rundet auf 90 EUR auf:

• Bewirtete Personen = Kunde Mustermann + man selber
• Anlass der Bewirtung = Projektbesprechung, Akquisegespräch, Jahresplanung etc.
• Ort der Bewirtung: Massimo Rosticceria GmbH, Alteburger Str. 41, 50678 Köln
• Höhe der Aufwendungen = 90 EUR
• Verbuchung der Ausgabe:
• Erst mal die Mehrwertsteuer rausziehen: 84,70 EUR / 1,19 x 0,19 = 13,52 EUR (die erhält man vom Finanzamt zurück).
• Dann vom Nettobetrag die absetzbaren Kosten errechnen: (84,70 EUR – 13,52 EUR) x 0,7 = 49,83 EUR zzgl. Trinkgeld i.H.v. (90 EUR – 84,70 EUR = 5,30 EUR) = insgesamt 55,13 EUR (die mindern den Gewinn am Ende des Jahres und man zahlt weniger Steuern).

Taxiquittung & Bahnfahrkarte

Auch hier hat man zum einen den steuermindernden Effekt und zum anderen kann man sich die enthaltene Mehrwertsteuer zurück holen.

Wichtig ist, dass immer auf der Quittung vermerkt ist von wo nach wo die Fahrt ging und der jeweils enthaltene Mehrwertsteuersatz angegeben ist. Das gilt im Übrigen auch bei Straßenbahntickets, obwohl auf diesen ja nie das Fahrtziel und der Mehrwertsteuersatz ausgewiesen sind. Buchen kann man sie aber trotzdem so wie oben beschrieben.

Für innerstädtische Fahrten gelten 7% Mehrwertsteuer und für Fahrten in eine andere Stadt 19% Mehrwertsteuer.

Beispiel:

Man fährt mit dem Taxi von zuhause zum Bahnhof für 15 EUR, also eine innerstädtische Fahrt:

• Verbuchung der Ausgabe:
• Erst mal die Mehrwertsteuer rausziehen: 15 EUR / 1,07 x 0,07 = 0,98 EUR (die erhält man vom Finanzamt zurück).
• Der Nettobetrag stellt die absetzbaren Kosten dar: 15 EUR – 0,98 EUR = 14,02 EUR (die mindern den Gewinn am Ende des Jahres und man zahlt weniger Steuern).

Weitere Standardbelege

Wie bei allen anderen Belegen gelten auch hier die o.g. Mindestinhalte, je nachdem ob der Beleg weniger oder mehr als 150 EUR beträgt.

Im Folgenden daher nur kurz eine Übersicht der jeweils enthaltenen Mehrwertsteuer:

• Portoquittung: 0% Mehrwertsteuer
• Rechnung für Fachliteratur: 7% Mehrwertsteuer
• Kassenbon für Büromaterial: 19% Mehrwertsteuer

Allgemeine Hinweise

• Immer genau auf den Beleg schauen, wie viel Mehrwertsteuer tatsächlich enthalten ist, denn viele Produkte werden mit dem vergünstigten Mehrwertsteuersatz von 7% verkauft, enthalten überhaupt keine Mehrwertsteuer (z.B. Porto oder Flüge ins Ausland) oder es sind unterschiedlich besteuerte Leistungen auf dem Beleg aufgeführt.
• Niemals Belege (Barbelege / Kreditkartenbelege oder Rechnungen) zerschneiden bzw. zerschnitten aufkleben. Sicherlich ist dies zum Kopieren einfacher aber: Zerschnittene Belege verlieren ihre Gültigkeit und werden bei einer Betriebsprüfung nicht mehr akzeptiert!
• Unternehmer müssen sowohl eingehende als auch gestellte Rechnungen zehn Jahre aufbewahren. Das macht manchmal Probleme, denn einige Dokumente verblassen mit der Zeit, z.B. Tankquittungen und auf Thermopapier Gefaxtes. Von solchen Belegen sollte man Papierkopien anfertigen, damit sie über die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben.

Mehr Informationen

Mehr Infos zu Finanzthemen findet ihr außerdem in der Kategorie „Finanzen“.

P.S.: Wir möchten betonen, dass wir keine Rechtsanwälte, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer sind und die hier dargestellten Informationen unsere persönliche Meinung widerspiegeln.

Weitere Tipps

Wer sich noch ein bisschen mehr mit dem Thema beschäftigen möchte, hier ein paar Vorschläge: