Wenn jemand eine Reise tut, so kann er was erzählen. (Matthias Claudius)

Im geschäftlichen Umfeld muss er außerdem meistens noch eine Reisekostenabrechnung machen und sich mit den unzähligen Belegen rumschlagen, die sich im Portemonnaie angesammelt haben…

Welche Reisekosten es gibt und wie diese korrekt berechnet werden, beschreiben wir im heutigen Artikel. Außerdem gibt es noch ein Reisekostenabrechnung Formular kostenlos dazu!

Als Reisekosten werden im deutschen Steuerrecht Aufwendungen bezeichnet, die bei beruflich oder betrieblich bedingten Reisen anfallen.

Sie setzen sich aus folgenden Kostenarten zusammen:

• Fahrtkosten
• Übernachtungskosten
• Verpflegungsmehraufwand
• Reisenebenkosten

Fahrtkosten

Zu den Fahrtkosten zählen die Aufwendungen für Hin- und Rückfahrt, Fahrten am Reiseziel und für Zwischenheimfahrten bei länger dauernden Geschäfts-(Dienst-)reisen.

Bei Benutzung eines Mietwagens oder eines öffentlichen Verkehrsmittels (Flugzeug, Zug, Nahverkehr, Fähre oder Taxi) sind die Aufwendungen in der nachgewiesenen Höhe (Belegabrechnung) zu erstatten.

Verwendet man dagegen ein Privatfahrzeug, stehen verschiedene Varianten zur Auswahl:

1. Abrechnung der anteiligen tatsächlichen Kosten gemäß Einzelnachweis
2. Abrechnung eines – anhand von tatsächlichen Kosten ermittelten – fahrzeugindividuellen Kilometersatzes
3. Abrechnung einer Kilometerpauschale von 0,30 € je gefahrenen Auto-Kilometer. Bei Benutzung eines Motor- oder Fahrrades verringern sich die Sätze – siehe unten. (Dies ist die am häufigsten gewählte Variante, da sie am wenigsten Umstände macht.)

Zu 1.: Der Einzelnachweis setzt voraus, dass die Gesamtkosten des Fahrzeugs, die Jahresfahrleistung und die beruflich gefahrenen Kilometer anhand eines Fahrtenbuchs nachgewiesen werden. Der Nachweis der tatsächlichen Aufwendungen kann auch dadurch erfolgen, dass sämtliche Aufwendungen (Steuern, Haftpflicht, Kaskoversicherung, Abschreibung, Betriebskosten, Reparaturen und Pflegedienst) in einfachen Aufzeichnungen festgehalten und mit Quittungen belegt werden.

Zu 2.: Eine Pauschalierung setzt voraus, dass der Umfang der auf einer Geschäftsreise zurückgelegten Fahrkilometer festgehalten wird (z. B. in einem Fahrtenbuch oder in der Reisekostenabrechnung).

Der fahrzeugindividuelle Kilometersatz kann durch Einzelnachweis über einen Zeitraum von 12 Monaten ermittelt werden und auch in den Folgejahren – bis zu einer wesentlichen Änderung der Verhältnisse – angewendet werden.

Zu 3.: Die deutsche Kilometerpauschale beträgt bei Kraftwagen 0,30 €, bei Motorrädern und Motorrollern 0,13 € und bei Fahrrädern 0,05 € für den gefahrenen Kilometer. Für die Mitnahme jedes weiteren Teilnehmers an der Dienstreise erhöht sich der Pauschbetrag um 0,02 € und bei der Mitnahme auf dem eigenen Motorrad oder Motorroller um 0,01 €.

Mit diesen Pauschbeträgen sind sämtliche üblicherweise mit dem Betrieb des Fahrzeugs verbundenen Aufwendungen abgegolten, also insbesondere Kraftfahrzeugsteuern, Versicherungsprämien, übliche Reparaturkosten, Aufwendungen für die Garage und die Zinsen für einen Kredit zur Anschaffung eines Pkw.

Übernachtungskosten

Als Übernachtungskosten sind die tatsächlich entstandenen Kosten (Hotel, Herberge, Fremdenzimmer, Appartement und Zweitwohnung) abzurechnen. Nebenkosten zur Übernachtung (Garage, Minibar, Fernseher, Telefon) sind keine Übernachtungskosten, sondern ggfs. Reisenebenkosten.

Ist die Hotelrechnung inkl. Frühstück und lässt sich der Kostenanteil für das Frühstück nicht feststellen, ist der Gesamtbetrag bei einer Übernachtung im Inland um 4,80 EUR (20 % von 24 EUR) und bei einer Übernachtung im Ausland um 20 % des für den betreffenden Staat geltenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwand (Link zur offiziellen Liste s.u.) zu kürzen.

Verpflegungsmehraufwendungen

Verpflegungsmehraufwand umfasst die zusätzlichen Kosten, die eine Person deswegen zu tragen hat, weil sie sich aus beruflichen Gründen außerhalb der eigenen Wohnung oder außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte aufhält und sich daher nicht so günstig wie zu Hause verpflegen kann.

Pauschalbeträge für die Verpflegungsmehraufwendungen werden Verpflegungsmehraufwand-Tagegeld-Pauschalen (VTP) genannt (umgangssprachlich gerne auch “Spesensätze”). Werden dem Reisenden vor Ort z.B. Frühstück oder Mittagessen gestellt, so sind die Tagespauschalen um 20% für Frühstück bzw. 40% für Mittagessen bzw. Abendessen zu kürzen (Achtung: Prozentberechnung immer mit dem 24-Stunden-Satz als Basis). Sofern ein Minusbetrag errechnet wird, wird dieser nicht angerechnet, sondern die Erstattung auf 0 EUR gesetzt.

Verpflegungspauschalen für Dienstreisen im Ausland

Für Dienstreisen im Ausland gelten vom Zielland abhängige Pauschalen, die meistens über den inländischen Pauschalen liegen. Für in der Liste nicht aufgeführte Länder sind die Beträge für Luxemburg anzusetzen. (Link zur aktuellen Liste)

Besonderheiten bei Auslandsreisen

• Werden an einem Kalendertag Auswärtstätigkeiten im In- und Ausland durchgeführt, ist für diesen Tag das entsprechende Auslandstagegeld maßgebend, selbst dann, wenn die überwiegende Zeit im Inland verbracht wird.
• Bei Reisen vom Inland in das Ausland ist der Tagegeldsatz für das vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreichte Land bzw. die zuletzt erreichte gesondert in der Auslandsreisekostentabelle aufgeführte Stadt maßgebend.
• Bei Reisen innerhalb des Auslands ist der Tagegeldsatz für das vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreichte Land bzw. die zuletzt erreichte gesondert in der Auslandsreisekostentabelle aufgeführte Stadt maßgebend.
• Bei Rückreisen vom Ausland in das Inland richtet sich der Tagegeldsatz nach dem Land bzw. der gesondert aufgeführten Stadt, wo der Arbeitnehmer zuletzt im Ausland tätig war.

Reisenebenkosten

Aus Anlass einer Dienstreise sind die verschiedensten Nebenkosten denkbar: Hotelgarage, berufliche Telefongespräche oder Telefaxübermittlungen, Parkgebühren, Maut, Umbuchungs- und Stornokosten bei Flug- und Fährtransporten. Voraussetzung für die Abzugsfähigkeit dieser Kosten ist der belegmäßige Nachweis. Gebühren für Gepäckaufbewahrung, Parkuhren, Trinkgelder und ähnliches können durch Eigenbelege glaubhaft gemacht werden. (Wie man einen Eigenbeleg erstellt erläutern wir in einem der kommenden Artikel.)

ACHTUNG: Niemals Belege (Barbelege / Kreditkartenbelege oder Rechnungen) zerschneiden bzw. zerschnitten aufkleben.
Sicherlich ist dies zum Kopieren einfacher aber: Zerschnittene Belege verlieren ihre Gültigkeit und werden bei einer Betriebsprüfung nicht mehr akzeptiert.

Beispiele für Reisekostenabrechnungen

A. Tagesreise nach Prag von München aus, 1 Person

Reisedauer 15 Stunden / Mittagessen wird gestellt / An- & Abreise mit dem Flugzeug:

• Fahrtkosten = Flugkosten gem. Beleg
• Übernachtungskosten = keine
• Verpflegungsmehraufwendungen = 16 EUR (Satz für mind. 14 Stunden) abzgl. 9,60 EUR (40% von 24-Stunden-Satz i.H.v. 24 EUR) = 6,40 EUR
• Reisenebenkosten = ggfs. Taxikosten gem. Beleg

B. 2-Tagesreise nach Prag von München aus,  4 Personen

Reisedauer 17 Stunden an Tag 1 und 13 Stunden an Tag 2 / Frühstück & Abendessen werden gestellt / An- & Abreise gemeinsam mit dem PKW:

• Fahrtkosten bzw. Kilometerpauschale = 2 x 400 km x 0,36 EUR (0,30 EUR + 3 x 0,02 EUR für Mitfahrer) = 288 EUR
• Übernachtungskosten = 4 Hotelzimmer à 75 EUR gem. Beleg = 300 EUR
• Verpflegungsmehraufwand Tag 1 = 16 EUR (Satz für mind. 14 Stunden) abzgl. 9,60 EUR (40% von 24-Stunden-Satz i.H.v. 24 EUR) = 6,40 EUR x 4 = 25,60 EUR
• Verpflegungsmehraufwand Tag 2 = 8 EUR (Satz für mind. 8 Stunden) abzgl. 4,80 EUR (20% von 24-Stunden-Satz i.H.v. 24 EUR) = 3,20 EUR x 4 = 12,80 EUR
• Reisenebenkosten = ggfs. Parkgebühren gem. Beleg

FAQ

WO ist Beginn & Ende der Reisetätigkeit?

Dort wo die Dienstreise tatsächlich beginnt und dort wo die Dienstreise tatsächlich endet.

Ein paar einfache Beispiele:

• Start im Büro: Berechnung der Dienstreise beginnt ab Büro
• Start ab eigenem Wohnsitz: Berechnung der Dienstreise beginnt ab Wohnsitz
• Start ab fremder Wohnsitz : Berechnung der Dienstreise beginnt ab fremder Wohnsitz (fremder Wohnsitz soll heißen, z.B. wenn man im Hotel, bei den Eltern oder dem Partner/in übernachtet hat u. von dort aus startet)

Dies bezieht sich genau wie beschrieben auch auf das Ende der Dienstreise.

WANN ist Beginn & Ende der Reisetätigkeit?

Es gelten die tatsächlichen Abreise- bzw. Ankunftszeiten am Ort von Beginn & Ende der Reisetätigkeit.

Ein paar einfache Beispiele:

• Start im Büro: Berechnung der Dienstreisezeit beginnt ab dem Verlassen des Büros
• Start ab eigenem Wohnsitz: Berechnung der Dienstreisezeit beginnt ab dem Verlassen des Wohnsitzes (d.h. die Anreise zum Flughafen zählt schon zur Reisezeit)
• Start ab fremder Wohnsitz : Berechnung der Dienstreisezeit beginnt ab dem Verlassen des fremden Wohnsitzes (d.h. auch hier zählt die Anreise zum Bahnhof schon zur Reisezeit)

Dies bezieht sich genau wie beschrieben auch auf das Ende der Dienstreisezeit. Erst wenn man die finale Destination wirklich erreicht hat endet die Dienstreise (so zählen z.B. Verzögerungen durch Stau o.ä. zur Dienstreisezeit dazu).

Reisekostenabrechnung-Vorlage

Gibt es eine VORLAGE für das alles?

Ja – hier: Reisekostenabrechnung Formular

Mehr Informationen

Weitere Informationen findet man auf Wikipedia unter Reisekosten.

Mehr Infos zu Finanzthemen findet ihr außerdem in der Kategorie „Finanzen“.

Foto: Marc Tarlock / pixmac

Weitere Tipps

Wer sich noch ein bisschen mehr mit dem Thema beschäftigen möchte, hier ein paar Vorschläge: