Zeitfresser & Zeitmanagement – Teil 1 – Aufgaben managen
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„Ich habe keine Zeit!“ – das Gefühl kennt doch (fast) jeder. Und wer hat diesen Satz noch nicht benutzt, um zu erklären, warum dies oder das noch nicht angegangen oder nur halb erledigt wurde.
Dabei ist die Zeit doch eigentlich eine physikalische Größe, die völlig unabhängig von uns ist. Das Formelzeichen der Zeit ist t, ihre internationale Einheit ist die Sekunde s. Die Zeit beschreibt die Abfolge von Ereignissen, hat also im Gegensatz zu anderen physikalischen Größen eine eindeutige, unumkehrbare Richtung.
Und wieso haben einige Menschen anscheinend immer Zeit bzw. erledigen mehr in der gleichen Zeit?
Zeitmanagement ist das Stichwort und im Folgenden gibt es ein paar Ansätze den Zeitfressern auf die Spur zu kommen und diese zu beseitigen.
Betrachtet man das Gefühl keine Zeit zu haben genauer, so kommt man zu der Erkenntnis, dass nicht objektiv zu wenig Zeit vorhanden ist sondern lediglich gemessen an der Fülle der zu erledigenden Aufgaben. Da die Zeit nicht veränderbar ist muss man also auf der anderen Seite Anpassungen vornehmen, d.h. die Aufgaben sind der Ansatzpunkt für ein gelungenes Zeitmanagement.
Mal ehrlich: keine Zeit haben meint doch eher sich keine Zeit nehmen. Es ist alles eine Frage der Prioritäten und diese so zu setzen, dass die wichtigen Aufgaben erledigt werden, ist Sinn und Zweck von Zeitmanagement.
Heißt also: Prioritäten setzen und wichtige von unwichtigen Aufgaben zu trennen bilden die Basis für das Ziel Zeit zu haben.
Wo kann man also ansetzen, um die uns zur Verfügung stehende Zeit von der Fülle der Aufgaben zu entlasten?
Priorisierung der Aufgaben
Um festzustellen, welche Priorität eine Aufgabe hat ist eine genaue Kenntnis des Ziels dieser Aufgabe wichtig. Nur so kann man sie in den Kontext einordnen und die Folgen von Verzögerungen oder Nichteerledigung abschätzen.
Ist das Ziel präzise formuliert, so können wir entscheiden, wie intensiv wir uns selbst um die einzelnen Vorgänge kümmern müssen oder ob wir vielleicht einen Teil der Aufgabe abgeben können.
Ein Beispiel für eine einfache Priorisierungsmethode (in Anlehnung an das Eisenhower-Prinzip) ist die Sortierung der Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit:
- je wichtiger eine Aufgabe ist, um so mehr sollte man sie selbst erledigen
- je dringlicher eine Aufgabe ist, um so schneller sollte diese erledigt werden
Daraus lässt sich folgende Matrix ableiten:
Die angegebenen Prozentzahlen stellen eine gute Verteilung der zur Verfügung stehenden Zeitressourcen von Führungskräften dar.
Wir sollten also unsere Arbeit so steuern, dass wir unsere Zeit wie folgt verteilen können:
- 20% unserer Zeit sollten wir reservieren für wichtige und dringliche Aufgaben, die unbedingt selbst erledigt werden müssen. Wir dürfen also in dieses Feld der Matrix nicht zu viele Aufgaben aufnehmen, sonst kommen wir mit dem Zeitfenster nicht hin.
- 10% unserer Zeit gehen leider für „unwichtigen Kram“ drauf. Das ist eine Realität und sollte bei der Zeitplanung berücksichtigt werden. Und dies ist auch der Bereich der Matrix, der als erstes unerledigt bleiben darf. Aber Obacht: nicht alles was einem selbst unwichtig erscheint ist es auch. Daher gut prüfen, ob eine Aufgabe wirklich zum Waste gehört.
- Routineaufgaben sollten wir möglichst an Mitarbeiter delegieren und nicht die eigene wertvolle Zeit darauf verschwenden. Trotzdem benötigen wir 20% unserer Zeit für diesen Aufgabenbereich, weil wir die Ergebnisse unserer Mitarbeiter kontrollieren müssen bzw. diese unsere Unterstützung benötigen. Außerdem muss sich jede Führungskraft die Zeit nehmen Routineprozesse herauszufiltern, bei denen Verbesserungsbedarf bzw. –potential herrscht.
- Die größte Bedeutung für das Management hat die Projektarbeit. 50% der verfügbaren Zeit sollte man hierfür reservieren, um wichtige Aufgaben erledigen zu können BEVOR sie dringend werden.
Und was gehört nun alles zur Projektarbeit?
Für eine Führungskraft bedeutet Projektarbeit vor allem die Leitung der Projektteams. Führung heißt vor allem Planung, Entscheidung, Delegation, Kontrolle und leider auch viel Administration.
Also das Herausarbeiten und Präzisieren von Zielen, die Planung der Zielerreichungsmaßnahmen, das Gestalten der Delegation und die Unterstützung der Mitarbeiter, die Kontrolle des Fortschritts sowie die Kontaktpflege zu Kunden, Lieferanten, Kooperationspartnern und ggfs. übergeordneten Instanzen und Personen. Hinzu kommen Berichtslegung und Präsentation der Zwischenstände und Ergebnisse der Projektarbeit.
Dabei stellt die Planung erfahrungsgemäß einen sehr wichtigen Baustein dar, da von einer guten Planung oft der Grad der Zielerreichung abhängt. Acht Minuten Planung erwirtschaften eine Stunde Zeit – das sollte man immer berücksichtigen, wenn man meint keine Zeit für Planung zu haben!
Mehr Informationen
In den kommenden Teilen der Serie „Zeitfresser & Zeitmanagement“ geht es unter anderem um die Themen Prozessoptimierung, Delegation und Entscheidung.
Weitere Infos findet ihr in den Kategorien „Management“ und „Selbstmanagement“.
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