Die optimale Ordnerstruktur? So geht’s!

Foto: Rainer Sturm / pixelio.de

Auch wenn wir uns theoretisch alle von den Aktenbergen hin zum papierlosen Büro bewegen – der Ordner bleibt. Hardcopy oder Datenordner, eine logische, sinnvolle und einheitliche Struktur hilft den Überblick zu behalten.

Wie aber findet man für das eigene Unternehmen die optimale Ordnung im Ordner?

Wie so oft gilt auch hier: form follows function!

Oder übertragen: es gibt nicht DIE eine Ordnung! Jedes Unternehmen hat seine eigenen Anforderungen und Abläufe und denen sollte auch so ein kleiner Baustein wie die Ordnerstruktur angepasst werden.

Wie entwickelt man also die passende Ordnung im Ordner?

1. Bestandsaufnahme

• Was ist das übergreifende Thema des Ordners? Projektordner, Infosammlung, Personal etc.
• Welche Arten von Dokumenten können in diesem Rahmen auftauchen? Besprechungsnotizen, Angebote, Skizzen usw.

In Event-Projekten tauchen z.B. in aller Regel folgende Dokumente auf:

• Kundenkommunikation: Anfrage, Angebot, Beauftragungen, Abrechnungen, Freigaben & allgemeiner Schriftverkehr
• Lieferantenkommunikation: Angebote, Aufträge, Rechnungen & allgemeiner Schriftverkehr
• Konzeption & Kreation: Konzepte, Präsentationen, Medien (Filme, Fotos, Musik etc.), Raumpläne, Skizzen und Grafikprodukte
• Allgemein: Meetingprotokolle, Timings, Projektpläne, Kalkulationen, Aktennotizen, Dokumentationen und Kontaktlisten

Es ist wichtig gründlich über diese Dinge nachzudenken und vielleicht auch mal in alten Ordner nachzuschauen, damit man nicht nachher eine Struktur entwickelt hat, die nicht der Realität entspricht.

2. Gruppierung

Wie bereits im vorhergehenden Abschnitt zu sehen sollte man nach einer gründlichen Bestandsaufnahme versuchen die einzelnen Dokumente zu gruppieren, damit zusammenhängende Themen und Dokumente nicht quer verstreut im Ordner abgelegt werden.

Dabei kann sowohl eine Gruppierung nach Adressatenkreis (Kunde oder Lieferante) oder eine Zusammenfassung nach Themengebiet (Finanzen oder Kreation) Sinn machen. In den meisten Fällen werden beide Gruppierungsmethoden sinnvoll sein.

So ist es z.B. sicherlich zweckmäßig die finanziell relevanten Dokumente zu bündeln, um sich schnell einen kaufmännischen Überblick über ein Projekt verschaffen zu können. Und rechtlich relevante Dokumente wie Kundenfreigaben oder Abstimmungen mit den einzelnen Gewerken sollten auch nicht im allgemeinen Schriftverkehr untergehen.

Hier kommt es aber auf das einzelne Unternehmen und seine individuelle Projektstruktur an, um die beste Bündelung der Dokumente zu finden!

3. Ranking

Zuletzt wird die Reihenfolge der einzelnen Kategorien festgelegt.

Grundsatz hier: häufig genutzte und wichtige Dokumente nach oben bzw. vorne.

Eine gern genutzte Reihenfolge in Eventprojekten ist die folgende:

• Planungsdokumente
• Kundendokumente
• Lieferantendokumente
• Finanzdokumente
• Dokumentationsdokumente (Reportings / Aktennotizen o.ä.)
• Dokumente aus Kreation & Konzeption
• Divers (ACHTUNG: hier verschwinden später die meisten Infos, daher möglichst wenig hier hinein ablegen!)

Tipp: Kategorien durchnummerieren, so bleibt auch auf dem Computer der erste Ordner oben bzw. vorne.

4. Ablage der Dokumente

Im Hardcopy-Ordner sollte immer das neueste Dokument einer Kategorie oben liegen, d.h. das aktuelle Dokument wird „auf“ das ältere Dokument geheftet!

Ansonsten ist eine alphabetische Reihenfolge in den meisten Fällen sinnvoll, wobei Personen nach dem ersten Buchstaben Ihres NACHnamens abgelegt werden und Firmen nach dem ersten Buchstaben des Firmennamens!

Beispiel: Karl Müller unter M und die Karl Müller GmbH unter K. Wie im Telefonbuch auch

Um auf dem Server eine ebenso geordnete Reihenfolge der Dokumente zu erzielen hat sich folgende Form der Dateibenennung bewährt: JahrMonatTag_Dokumentname (Beispiel: 100903_Blog-Post-Ordnerordnung.doc, d.h. dieses Dokument wurde am 03.09.10 erstellt). Dann sortiert Windows die Dokumente automatisch in der Reihenfolge ihrer Erstellung und das neueste Dokument ist sofort auffindbar.

Wieso macht es Sinn eine einheitliche Ordnerstruktur zu haben?

Der Nutzen einer einheitlichen Ordnerstruktur zeigt sich spätestens bei der ersten spontanen Krankheitsvertretung ohne Übergabe: jeder findet sich ab sofort zurecht und weiß genau, wo die relevanten Dokumente liegen. Die Einarbeitungszeit sinkt und der Qualitätsverlust bleibt aus

Aber es gibt auch noch andere Effekte durch die Einführung einer einheitlichen Ordnerstruktur:

• Man kann z.B. die Ordner-Struktur als eine Art Checkliste nutzen, um zu prüfen, ob vielleicht noch das ein oder andere wichtige Dokument fehlt. Ein wichtiger Bereich ist noch leer? Dann muss wohl noch ein Dokument erstellt oder angefordert werden
• Außerdem kann man bei der Entwicklung der Ordnerstruktur sehr schön prüfen, ob alle benötigten Dokumentvorlagen vorhanden, einheitlich und im Unternehmens-Design sind.

Fazit

Diese Methode der Entwicklung einer Ordnung im Ordner eignet sich nicht nur für den Projektordner sondern auch für alle anderen Arten von Ordnern, egal ob Buchhaltung oder Recherche.

Die Ordnung im Ordner hilft sinnloses Suchen zu vermeiden, spart Zeit und Nerven und trägt zur Qualitätssicherung bei

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